Qu’est-ce que le Robotic Process Automation (RPA) ?

La Robotic Process Automation (en français, automatisation robotisée des processus) est l’utilisation de robots logiciels dans le but d’effectuer des actions répétitives. Ces actions sont généralement réalisées par des humains. L’objectif est de les faire effectuer par des robots automatisés. L’automatisation des processus par des robots joue un rôle important pour aider les sociétés à fonctionner de façon plus performante. Les avantages peuvent souvent être considérables. Tout savoir sur la RPA, c’est ici.

Comment fonctionne la RPA ?

L’automatisation robotisée des processus a recours à des technologies d’automatisation intelligentes. Elle a pour but d’effectuer des tâches de bureau répétitives (extraction de données, remplissage de formulaires, déplacement de fichiers, etc.). La RPA s’exécute sur un ordinateur ou sur des serveurs.

Ce process utilise l’intelligence artificielle pour fonctionner et automatiser ces actions récurrentes. Ce sont souvent des tâches qui ont peu d’impact sur le plan commercial. Le processus de RPA est surtout intéressant pour faire gagner du temps aux équipes et aux entreprises.

Le robot logiciel (ou bot) se connecte aux serveurs de la société. Il s’agit d’un programme informatique qui réalise des actions spécifiques. Ce dernier interagit avec des applis internes et effectue une même tâche. Connecté aux postes de travail, il exécute une tâche comme peut le faire un humain. Seule différence, et non des moindres, il est bien plus rapide. Les différentes actions réalisées peuvent ensuite être transmises sous forme d’instructions.

Quels sont les principaux avantages du robotic process automation ?

La Robotic Process Automation peut être utilisée dans toutes les entreprises. Ce processus est important, car il joue un rôle prépondérant dans la transformation digitale d’une société. Voici une liste d’avantages de la RPA.

Réduction des coûts de fonctionnement

C’est sans doute l’avantage premier de ce processus. Les tâches répétitives, auparavant manuelles, profitent de moins d’erreurs de saisie. Elles peuvent être effectuées plus rapidement et ne sont pas comptées dans le temps de travail des salariés. C’est un gain de temps et d’énergie, aussi bien pour la société que pour les employés y travaillant. La marge d’erreur est réduite à pratiquement zéro. 

Continuité des activités

Grâce à la RPA, le travail est constant. Il peut être mené en continu sans aucune coupure. Il contribue à la continuité des activités. Il permet l’automatisation de certaines actions et lorsque l’activité est très prenante, les employés peuvent se concentrer sur des actions plus intéressantes et importantes pour le bien de l’entreprise.

Expérience client améliorée

La RPA améliore l’expérience client dans le sens où les niveaux de service restent constants, quel que soit le jour de la semaine. Même en période de forte demande, de pics de volumes, de visites, le service fonctionne tout aussi bien grâce au bot. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des actions qui ont besoin d’interactions réelles avec les clients, pour apporter une vraie valeur ajoutée.

Soulager les employés des missions peu valorisantes

Le temps qui était auparavant alloué à des actions répétitives peut servir à des missions plus exigeantes à forte valeur ajoutée. Les employés bénéficient ainsi d’une redistribution de leurs missions. L’automatisation de certaines techniques va pouvoir aider les salariés à se focaliser sur des missions plus déterminantes et à haute valeur ajoutée. De ce fait, ces travailleurs ressentent aussi une réduction du stress.

 

Dans quels secteurs la RPA est-elle le plus couramment utilisée ?

Avec un haut niveau de polyvalence, la RPA s’intègre dans une multitude de domaines, des petites aux grandes sociétés. Toutes les activités qui exigent la réalisation d’actions répétitives sont concernées.

Les banques et les institutions financières

Dans le secteur de la banque et de la finance, utiliser l’automatisation des processus robotiques est important. Beaucoup de tâches demandent de la précision et de la rapidité. Il y a grand intérêt à avoir recours à la RPA. La RPA aide à résoudre des problèmes de longue date et aide à répondre à un besoin grandissant dans ce domaine.

Les ressources humaines

Les RH ont aussi recours à l’automatisation robotisée des processus. La gestion des salariés, les formulaires à remplir, la répétitivité des tâches peuvent conduire les RH à utiliser la RPA. Elles peuvent aussi avoir besoin de traiter des infos relatives aux salariés, de façon récurrente, ou encore d’enregistrer des congés et des absences.

La comptabilité

Les services comptables traitent énormément de dossiers et de transactions. Faire appel à la RPA est donc un réel besoin. La numérisation des documents, l’extraction de datas, la quantité de saisie font partie des actions les plus courantes et répétitives. Et l’erreur humaine est peu appréciée dans ces cas-là.

Le service clientèle

Aujourd’hui, le consommateur actuel souhaite trouver des réponses rapidement, 24h/24, 7j/7 et pouvoir contacter une société dès qu’il le souhaite. C’est rendu possible avec la RPA. Le service clientèle implique des process manuels et du temps. Pour répondre à des demandes grandissantes, avoir recours à l’automatisation de certaines actions est tout à fait évident.

La vente au détail

Avoir recours à l’automatisation dans le domaine de la vente est aussi d’actualité. L’automatisation des factures est, par exemple, un parfait process qui profite de la technologie RPA. Le traitement des factures pour les détaillants (grand volume, tâche manuelle fastidieuse, etc.) par la RPA est un véritable gain de temps et d’argent.

Quels types de tâches peut-on automatiser avec le robotic process automation?

La technologie RPA peut gérer des actions récurrentes et répétitives, des tâches volumineuses et des actions impliquant plusieurs systèmes, dites multiples.

La Robotic Process Automation est performante pour réaliser des actions récurrentes. Il peut s’agir de traitement de formulaire en ligne, de génération de rapports, de collecte de données ou encore l’intendance du courrier électronique.

Les actions volumineuses nécessitent une gestion de grands volumes de datas. Il peut alors s’agir de migration ou de transfert de données entre différents systèmes, de traitement de factures ou de commandes (enregistrement, suivi, etc.).

Enfin, les actions multiples impliquent qu’il y ait un accès à certaines applications pour qu’elles soient réalisées. Cela peut donc être la planification des ressources, la coordination des calendriers des collaborateurs, les applis web et logicielles, la manipulation de logiciels d’une entreprise ou encore l’intégration de systèmes hétérogènes (communication entre applis externes).

Quels sont les défis et comment les surmonter ?

La Robotic Process Automation offre aussi quelques défis. L’intégration de la RPA dans les serveurs existants peut parfois s’avérer complexe. Quand les serveurs sont anciens, standardisés, la manipulation peut être compliquée.

Aussi, la résistance à l’automatisation peut être mal prise par les collaborateurs. La crainte de la perte de leur emploi ou le manque de compréhension peuvent nuire à la cohésion d’entreprise.

La sécurité et la confidentialité des informations peuvent aussi être mises à mal à cause de la RPA. Il est indispensable de mettre en place des politiques de sécurité rigoureuses dès lors que la RPA est utilisée.

Enfin, la maintenance et l’évolutivité des bots automatisés sont essentielles pour rester efficaces et en accord avec les changements de la société. Pour éviter cela, il est possible de créer une équipe dédiée à l’optimisation des bots.

Comment choisir la bonne solution RPA ?

Afin de maximiser les avantages de cette technologie, il est important de choisir une solution adaptée. Pour la choisir, il faut avant tout évaluer les besoins de l’entreprise. Quels sont les process actuels ? Quels process pourraient profiter de la RPA ?

Il faut ensuite analyser les fonctionnalités de la solution RPA. Facile à utiliser ? Facile à intégrer dans la société ? Capable d’évoluer en fonction des besoins ? Quelle flexibilité ? Toutes les entreprises doivent se poser ces questions.

Enfin, il est essentiel de prendre en compte la sécurité et la conformité de la solution. Les contrôles d’accès doivent protéger les infos sensibles. Il doit pouvoir y avoir un chiffrement des données et la garantie d’une conformité exemplaire face aux réglementations actuelles.

Comment rester conforme aux réglementations ?

L’importance de rester conforme aux réglementations n’est plus à démontrer. Il est nécessaire de prendre en considération les lois et réglementations applicables au secteur de la société. Les pratiques de travail jouent également un rôle dans cette conformité. Au sein de la société, il est utile de mettre en place des politiques claires sur le sujet. 

La formation des équipes est aussi une étape plus que nécessaire, y compris pour ceux qui travaillent directement avec la RPA. Ces personnes doivent aussi rester informées et être à jour sur les méthodes de conformité dans ce domaine, qui évolue sans cesse.

Choisir la Robotic Process Automation est une façon de faire évoluer son système et sa société, de mettre en avant l’intelligence artificielle et de la mettre au cœur de sa stratégie.