Tout savoir sur le workflow
Le workflow met en exergue les actions à effectuer pour dérouler un processus. Linéaire ou parallèle, le flux de travail peut être formalisé sur un simple document ou dans un logiciel spécifique. La création des workflows se fait en cinq phases. Elle permet de réduire le temps de réalisation des processus et de gagner en performance. Pour garder toute leur efficacité, les workflows doivent être régulièrement revus.
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Encore appelé flux de travail, le workflow désigne une série de tâches, règles et procédures permettant de réaliser un processus métier. Il implique des collaborateurs internes et externes à la société. Souvent modélisés sous forme de graphiques, les workflows procurent aux différents intervenants une vision claire des actions à mener, des validations à effectuer, ou des délais à respecter. La gestion des workflows peut se faire au travers d’un document partagé, d’un logiciel ou des deux.
Séquentiel ou parallèle, quel type de workflow choisir ?
Afin de répondre au besoin de modéliser les procédures de travail des entreprises, il existe deux principales catégories de workflows.
- Le workflow séquentiel ou linéaire est le plus couramment utilisé. Ses étapes se déroulent selon un ordre précis. Chaque étape ne peut démarrer qu’après la fin de la précédente. Ce type de flux de travail convient aux processus simples comme la mise en place d’une liste de To-Do par exemple.
- Le workflow parallèle autorise le démarrage de plusieurs étapes en même temps. Il est utile aux processus métiers comme le lancement d’un nouveau produit où les services de production, marketing et ventes exécutent leurs actions en parallèle.
Gestion du workflow : quelles sont les modalités ?
La modélisation du workflow peut être stockée sur un simple document à partager. Dans ce cas, la gestion du flux de travail se fait manuellement avec des informations saisies par les différents intervenants du processus métier. Simple à mettre en place, ce mode d’utilisation du workflow convient à des procédures de travail impliquant un nombre limité d’actions.
La gestion des workflows peut également être réalisée dans un logiciel. Cet outil collaboratif dispose entre autres de fonctionnalités de modélisation et d’automatisation des processus métiers. Les systèmes de workflow peuvent prendre en charge les flux d’approbation et de validation, le déclenchement des notifications ou encore la génération de reporting.
Comment définir un workflow ?
Le flux de travail reflète la manière qu’utilise l’entreprise pour réaliser un processus métier. Le projet de définition d’un workflow nécessite une excellente connaissance de l’organisation. Voici cinq étapes à suivre pour mettre en place un flux de travail.
1 – Identifier le processus métier à modéliser
Choisissez un processus dont l’optimisation permet d’améliorer la performance de l’entreprise. Identifiez les données qui le déclenchent. Listez les principales étapes et définissez les objectifs à atteindre comme par exemple réduire le temps de traitement ou augmenter la productivité. Mesurez les performances actuelles de la procédure de travail pour disposer d’éléments de comparaison.
2 – Identifier les composants du processus
Listez les tâches à accomplir qui composent chaque étape. Identifiez également les intervenants, les documents ainsi que les informations nécessaires au déroulement du processus. C’est le moment de partager ces informations avec les métiers impactés. Avec leurs connaissances du travail, ils peuvent vous aider à enrichir la collecte des données.
3 – Organiser les tâches du processus
Réalisez sur papier ou dans un outil de workflow une représentation graphique du processus. Associez les intervenants à chacune des tâches. Vous pouvez alors repérer les phases cruciales à optimiser. Avec les métiers, créez la pratique idéale pour atteindre les objectifs définis.
4 – Vérifier le transfert de travail ou d’information
Les transferts représentent les points critiques d’un workflow. Il s’agit d’un changement d’intervenant ou d’un échange d’informations entre deux personnes ou deux systèmes. Un transfert mal défini peut générer un blocage dans le flux de travail. C’est pourquoi il doit constituer un point d’attention dans la gestion du workflow.
5 – Optimiser en continu le flux de travail
Vous avez défini des workflows pour optimiser les processus de l’entreprise ? Ils doivent être revus périodiquement et adaptés aux évolutions de l’entreprise. Lors de ces révisions, identifiez les tâches répétitives de chaque service et trouvez un moyen de les diminuer.
Comment utiliser un workflow ?
Nombreux sont les exemples de processus dans une entreprise : envoyer un mail, imprimer un document ou encore faire la liste des actions à réaliser. Il n’est pas nécessaire de modéliser les simples procédures de travail. En revanche, vous pouvez créer un workflow pour automatiser les processus plus complexes. Quel que soit le domaine, la création d’un flux de travail vous permet de gagner en productivité. Voici quelques exemples de procédures de travail que vous pouvez formaliser :
- traitement des entrées et sorties de personnel ;
- réponse aux demandes d’assistance des clients ;
- traitement des demandes d’achat ;
- traitement des demandes de remboursement.
Quels sont les logiciels de workflow ?
Le flux de travail peut être géré manuellement avec un outil bureautique. Cette solution convient plutôt aux petites structures. Pour les grandes entreprises, il est indispensable d’utiliser un moteur de workflow. Il se trouve peut-être déjà dans votre logiciel de gestion. Dans le cas contraire, dotez-vous d’un système de workflow indépendant. Il peut ensuite être intégré aux outils existants pour bénéficier de la synchronisation des données.
Véritable tableau de bord, l’outil de workflow peut être utilisé dans tous les services : comptabilité, ressources humaines ou encore marketing. Vous cherchez un système de workflow pour modéliser les flux de travaux et automatiser certaines étapes des processus. Voici un échantillon de questions à poser pour bien choisir un logiciel de workflow.
- L’outil de workflow permet-il la modélisation graphique des processus métiers ?
- L’automatisation des tâches est-elle possible avec le moteur de workflow choisi ?
- Existe-t-il un portail des tâches à réaliser propre à chaque utilisateur ?
- Est-il possible de transmettre des informations sous forme de pièce jointe ?
Pourquoi utiliser un workflow ?
Dans un contexte économique fortement concurrentiel, l’entreprise a sans cesse besoin d’optimiser ses processus. Le recours à la formalisation des workflows est primordial. Elle permet de supprimer les actions répétitives et d’augmenter l’efficacité des processus. Avec l’automatisation du workflow, l’entreprise dispose d’outils pour réduire le temps de traitement et mieux suivre la réalisation des activités.
Les flux de travaux facilitent la transmission des flux d’informations entre services et stimulent leur collaboration. Ils réduisent les délais de validation et optimisent l’utilisation des ressources. Les flux de travaux contribuent ainsi à la baisse des coûts. Ils améliorent la satisfaction client en permettant de réaliser des services de meilleure qualité.
Cependant, certaines difficultés peuvent rendre inefficace un flux de travail comme lorsque les responsables des actions ne sont pas clairement désignés. Une mauvaise collaboration entre services peut également bloquer le flux de travail. Quant aux nombreux goulots d’étranglement, ils ne peuvent que retarder l’accomplissement du processus.
Quels sont les avantages et inconvénients du workflow ?
L’utilisation des workflows implique la remise en question de certaines pratiques. Elle oblige les entreprises à revoir ses méthodes de travail et permet de bénéficier de nombreux avantages :
- visualisation complète des tâches à effectuer ;
- connaissance des actions passées et à venir ;
- affichage du responsable de chaque tâche ;
- interaction possible avec les collaborateurs concernés par les différentes actions.
Cependant, l’utilisation de workflows nécessite une attention constante. Sans une gestion des flux de travaux rigoureuse, l’entreprise peut se retrouver avec un blocage des processus métiers. Seule une revue régulière des workflows permet de détecter une étape manquante, une validation d’étape non justifiée ou encore une mauvaise interprétation des données fournies.
Quelle est la différence entre BPM et workflow ?
En matière d’amélioration de productivité, vous êtes souvent confronté aux notions de BPM ou Business Process Management et de workflow. Voici quelques clés pour mieux les connaître et les distinguer.
Workflow ou BPM : définition
Le workflow fournit une vue d’ensemble sur les actions et la manière dont elles sont exécutées pour réaliser un processus. Il permet de repérer les phases à perfectionner pour gagner en performance. Pour plus d’efficacité, l’automatisation des flux de travaux est possible à l’aide d’un moteur de workflow.
Le BPM présente la gestion des processus métiers. Il traite tous les domaines se trouvant au cœur de l’entreprise comme le budget, le marketing, les ventes ou les ressources humaines. Au travers des processus, le BPM apporte une vision globale sur les performances des entreprises.
Différences entre Business Process Management et workflow
À première vue, le workflow et le BPM sont des notions similaires. Ils ont comme point commun les processus. Mais plusieurs éléments les séparent.
- Le flux de travail identifie les actions d’un processus, traite les activités humaines ou systèmes et optimise l’organisation des tâches.
- Le Business Process Management gère plusieurs workflows. Il prend en charge la collecte des données, les formulaires et les rapports. Il vise l’amélioration des processus dans son ensemble.
Les flux de travaux permettent aux entreprises d’améliorer leurs pratiques. Avec un système de workflow collaboratif performant, la création d’un flux de travail se fait sans effort. Mis à disposition des collaborateurs, ils leur permettent d’optimiser leur travail et gagner en efficacité.